Opis Systemu Organizacji Konferencji

System Organizacji Konferencji to rozbudowana aplikacja, wspomagająca organizowanie konferencji i szkoleń.  System ten  integrowany jest ze stroną internetową, na której zamieszczane są informacje o wydarzeniach. Dzięki temu, w prosty sposób można tworzyć i publikować wpisy odnośnie zdarzeń. Odwiedzający stronę mają możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w konferencji, nie tylko w charakterze słuchacza, ale także jako referent lub wystawca. Przy okazji zapisu na konferencję można także zarezerwować pokój w hotelu lub zapisać się na dodatkowe eventy, jeśli takowe są dostępne.

System Organizacji Konferencji pozwala na informowanie uczestnika o płatnościach czy akceptacji referatów oraz prezentacji. Aplikacja obsługuje również newslettery, za pomocą których można rozsyłać wiadomości o przyszłych wydarzeniach i konferencjach. Oparcie programu o System CMS (Content Management System) daje możliwość zarządzania nie tylko konferencjami, ale także szeregiem innych elementów związanych z organizowanym przedsięwzięciem.

System Organizacji Konferencji składa się z:

• Aplikacji wspomagającej tworzenie artykułów dotyczących konferencji.
• Systemu rejestracji użytkowników i członków konferencji.
• Moduł rezerwacji hotelowej.

I. Aplikacja wspomagająca tworzenie artykułów dotyczących konferencji

• Kreator konferencji działa w oparciu o interfejs WWW i system CMS.
• Administrator ma możliwość podglądu listy konferencji widocznych na stronie WWW z opcjami dodania, zmiany lub usunięcia konferencji.
• Po utworzeniu konferencji Administrator może dodać do wydarzenia szereg podstron (powitanie, sponsorzy, etc).
• Dzięki Modułowi rejestracji hotelowej (opis poniżej) Administrator ma możliwość definiowania bazy hotelowej oraz dodatkowych atrakcji dla każdej konferencji.
• Zapisane konferencje są zbiorem artykułów dostępnych na stronie www.
• Po zakończeniu konferencji artykuły z nią związane mogą zostać przeniesione do Archiwum.

II. System rejestracji użytkowników i członków konferencji

• Odwiedzający stronę konferencji ma możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w wydarzeniu.
• Użytkownik ma możliwość określenia:
  
  • czy chce uczestniczyć w  imprezach towarzyszących konferencji (np. bankiet, kolacja etc.).
  • czy chce zarezerwować pokój w jednym z dostępnych hoteli;
   
• Po zapisaniu się, Użytkownik otrzymuje informację o tym, jak dokonać opłaty za uczestnictwo w konferencji  i wybrane elementy dodatkowe.
• Użytkownik może wyrazić chęć przedstawienia referatu lub krótkiej prezentacji na konferencji, a także zarezerwować stoisko wystawowe.
• Aby przesłać streszczenie wystąpienia Użytkownik musi wnieść opłatę ? po wybraniu opcji przesłania streszczenia otrzymuje informacje o tym jak dokonać płatności.
• Po weryfikacji ręcznej otrzymania płatności Administrator aktywuje Użytkownikowi możliwość przesłania streszczenia.
• Przesłane streszczenia są weryfikowane pod kątem poprawności kodowania znaków.
• Strona administracyjna umożliwia podgląd zgłoszeń do każdej z konferencji.
• Po przesłaniu streszczenia wystąpienia trafia ono do bazy danych. 
• Streszczenie pod względem jakości oceniają wstępnie Recenzenci.
• Ostatecznie zatwierdzane jest przez Super Redaktora.
• Użytkownik otrzymuje informację o zatwierdzeniu jego streszczenia.
• Do zarejestrowanych Użytkowników można wysyłać newslettery, np. o kolejnych konferencjach.

W systemie jest 5 poziomów użytkowników:

• Użytkownik - podstawowy poziom;
• Redaktor - dostęp do panelu redaktora, możliwość edycji streszczenia;
• Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, wstępna ocena przysłanych streszczeń;
• Super Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, ostateczne zatwierdzanie streszczenia;
• Administrator - zarządzanie użytkownikami.

III. Moduł rejestracji hotelowej

Moduł umożliwia definiowanie dostępnej bazy hotelowej dla każdej konferencji oraz dodawanie dodatkowych elementów, przykładowo kolacji dla uczestników itp., na które użytkownik może zapisać się w trakcie rejestracji na konferencję lub później z panelu użytkownika.

Przy rejestracji pokoju w hotelu:

• mail informacyjny wysyłany jest do administratora.
• mail informacyjny na adres email hotelu z linkiem umożliwiającym potwierdzenie lub odrzucenie rezerwacji.

IV. Dodatkowe możliwości systemu do organizacji konferencji:

• system powiadomień mailowych dla użytkowników, recenzentów i administratorów,
• eksport CSV listy streszczeń,
• statystyka pracy recenzentów,
• ostrzeżenia o pracach bez recenzentów,
• graficzna reprezentacja stanu użytkowników z informacją o dokonanych płatnościach, przesłanych streszczeniach.

PODGLĄD SYSTEMU