Branża: Wypożyczalnia samochodów

1. Wybór systemu:

Firma Klienta zajmuje się wypożyczaniem samochodów osobowych na rynku lokalnym.

Z powodu dużego rozmiaru floty oraz rozproszonej struktury Firmy, niezbędne było wdrożenie systemu zarządzającego wypożyczalnią. Specyfika Firmy Klienta wskazywała na potrzebę posiadania wysoce elastycznego rozwiązania, jako że poza standardowymi funkcjami oprogramowania CRM, musiał on umożliwiać integrację wielu dodatkowych mechanizmów, nieobecnych ówcześnie na rynku systemów zarządzających flotą w tej skali.

Wybór padł na Firmę JNS Sp. z o.o. oraz system zbudowany w oparciu o wersję open source Vtiger CRM.

Głównym czynnikiem decydującym o wyborze Vtiger CRM jako podstawy do systemu wypożyczalni była jego wysoka elastyczność. Otwarta budowa programu umożliwia pełną modyfikację kodu oraz integrację dodatkowych mechanizmów i bibliotek. Umożliwiło to stworzenie kompleksowego narzędzia do zarządzania flotą. Firma JNS, posiadająca zespół wysoce wykwalifikowanych programistów i wdrożeniowców, mogła dostosować oprogramowanie do potrzeb Klienta, dokładnie odwzorowując i udoskonalając Jego procesy w systemie CRM.

Kolejnym istotnym powodem, który zadecydował o budowie systemu wypożyczalni w oparciu o Vtiger CRM był jego wysoki wskaźnik opłacalności. System w wersji Open Source nie obciąża użytkownika żadnymi opłatami licencyjnymi, dzięki czemu całość poniesionych przez Klienta kosztów jest wykorzystywana do modyfikacji i wdrożenia oprogramowania.

Ostatnim wartym wspomnienia atutem, są solidne podstawy systemu Vtiger. Mechanizmy w nim obecne pozwalają na zaawansowane filtrowanie danych, szybkie i złożone raporty, kompleksowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników, a także integrację już istniejących modyfikacji dostępnych w sklepie rozszerzeń.

 

2. Problematyka wypożyczalni samochodowej

Konsultacje z Klientem ujawniły kilka problemów, które musiały zostać poprawnie obsłużone w trakcie wdrożenia.

• Rozproszona struktura Firmy – duża ilość oddziałów, każdy ze swoją flotą i pracownikami.

• Straty czasu na komunikację między pracownikami ze względu na brak scentralizowanego systemu.

• Utrata informacji historycznej o stanie poszczególnych pojazdów we flocie, spowodowana brakiem spójnej dokumentacji.

• Umowy i rezerwacje generowane przez pracowników na podstawie plików edytowalnych.

• Problematyczne lub niemożliwe tworzenie analityki.

• Brak jednolitej bazy Klientów i Kontaktów.

• Brak możliwości sprawdzenia bieżącego stanu pojazdów.

 

3. Wdrożone rozwiązania

• Rozdział lokalizacji w obrębie systemu z uwzględnieniem pojazdów i dostępów pracowników.

• Stworzenie przystępnego poglądowego widoku aktualnego i historycznego stanu wypożyczeń.

• Dodanie modułu umożliwiającego analitykę zmian w obrębie każdego z samochodów.

• Zautomatyzowanie procesów wypożyczenia i zwrotu, przenoszenie danych o pojeździe z, i do umów.

• Implementacja elastycznego mechanizmu generowania umów w formacie PDF, pobierającego dane z systemu CRM i poprzednich wypożyczeń, na podstawie szablonów znajdujących się w systemie.

• Wdrożenie procesu tworzenia rezerwacji i ich konwersji do umów z zachowaniem pełnej spójności danych i auto generowanej maski numeracji.

• Utworzenie spójnej bazy Kontrahentów i Klientów.

• Mechanizmy RODO – automatyczne zarządzanie danymi Kontrahentów wedle zdefiniowanych parametrów.

• Szybki dostęp do danych, intuicyjne filtrowanie oraz analityka.

• Optymalizacja procesów niwelująca potrzebę zbędnej komunikacji miedzy pracownikami.

Branża: Spożywcza

1. Wybór systemu:

Firma Klienta zajmuje się przetwórstwem żywności przeznaczonych na rynek lokalny i zagraniczny.

Ze względu na dynamiczny rozwój firmy Klienta, wystąpiło zapotrzebowanie na system, który scali procesy handlowo-produkcyjne z już funkcjonującym programem księgowym. Rozwiązanie wdrażane u Klienta musiało więc zamknąć w sobie funkcje programu obsługującego produkcję, zarządzanie sprzedażą, oraz awizacje dostaw i wysyłek, jednocześnie synchronizując dane z bazą programu księgowego.

Klient zdecydował się na system CRM Vtiger i usługi firmy JNS Sp. z o.o..

Uwzględniając zakres wymaganej pracy, synchronizację z programem księgowym oraz wysoce prawdopodobne przyszłe rozszerzenie specyfikacji, wybór padł na system CRM Vtiger. Dzięki otwartości platformy Open Source, firma JNS Sp. z o.o. mogła swobodnie modyfikować oprogramowanie.

Głównym powodem wyboru systemu CRM był doskonały mechanizm zarządzania dostępami. Firma Klienta operuje na rynku o silnej konkurencji, również wewnątrz-firmowej. W celu uniknięcia wycieku informacji o Klientach wymagane było ograniczenie dostępu do danych.

Innym ważnym powodem była możliwość przeniesienia procedury planowania produkcji do systemu CRM. Klient tworzył plan produkcyjny rozpisany na najbliższy miesiąc. Ważne było więc, aby plan był czytelny i oferował komplet informacji.

Istotnym był również brak opłat licencyjnych oraz abonamentowych, co pozwoliło przeznaczyć maksimum środków na rozwój i wdrożenie oprogramowania.

  

2. Problematyka zaobserwowana w trakcie konsultacji.

Firma Klienta borykała się z wieloma problemami przed wdrożeniem systemu CRM.

• Konkurencja wewnątrz-firmowa.

• Wycieki informacji o Klientach i kontraktach.

• Brak jednolitego systemu zarządzającego planowaniem produkcji.

• Papierowy, niespójny obieg dokumentów.

• Rezerwacje produkcyjne planowane przez handlowców bez ograniczeń tonowych i uwzględnienia wydajności maszyn.

• Dostęp do programu księgowego przez osoby z poza księgowości, co było wymuszone brakiem powiązanego systemu raportowania statusu zleceń.

• Brak bazy Kontrahentów i Kontaktów.

• Brak systemu awizacyjnego.

 

3. Wdrożone rozwiązania

• Zbudowanie kompleksowego drzewa uprawnień użytkowników zapobiegającego wyciekowi informacji.

• Wprowadzenie poglądowego widoku dla handlowców, gdzie użytkownicy mogą wprowadzać planowaną produkcję. Mechanizm ograniczony tonowo z uwzględnieniem wydajności produkcji.

• Wdrożenie oddzielnego od widoku handlowców poglądowego ekranu umożliwiającego łatwe zarządzanie produkcją.

• Zlikwidowanie papierowego obiegu dokumentów w obrębie planowania produkcji.

• Synchronizacja z bazą programu księgowego.

• Ujednolicenie listy kontrahentów i kontaktów.

• Utworzenie mechanizmów do zarządzania awizacjami, wysyłkami i dostawami.

• Zlikwidowanie potrzeby udzielania dostępu do programu księgowego, dzięki przeniesieniu procesów do systemu CRM.