Informatyk na etacie czy obsługa IT zewnętrzna? Co wybrać dla swojej firmy?

Współczesne firmy nie mogą funkcjonować bez skutecznego zaplecza technologicznego. Niezależnie, czy mówimy o produkcji, sprzedaży, usługach czy e-commerce — systemy IT są nie tylko wsparciem, ale wręcz warunkiem rozwoju i przetrwania.

Jednak nie każda organizacja może (lub chce) budować własny dział IT. Dlatego coraz częściej pojawia się pytanie strategiczne:

"Zatrudnić informatyka na etat czy skorzystać z outsourcingu IT?"

Zalety:

- Stała obecność w firmie i znajomość infrastruktury.
- Szybki czas reakcji przy awariach lub problemach technicznych.
- Możliwość dopasowania działań do specyfiki organizacji.

Wady:

- Wysokie koszty stałe – pensja, składki, szkolenia, sprzęt.
- Ryzyko wąskiego zakresu kompetencji – informatyk to nie zawsze programista, administrator, analityk i architekt w jednym.
- Trudność w nadążaniu za zmieniającymi się technologiami bez inwestycji w rozwój pracownika.

W małych firmach informatyk na etacie często oznacza „złotą rączkę IT”, która nie jest w stanie obsłużyć skomplikowanych wdrożeń, zabezpieczeń czy integracji.

Outsourcing IT to przekazanie zewnętrznej firmie części lub całości zadań informatycznych. Może to być:

- pełna obsługa (helpdesk, aktualizacje, backupy),
- outsourcing specjalistów (np. DevOps, cybersecurity),
- wsparcie projektowe (np. migracja do chmury),
- lub model hybrydowy (wewnętrzny koordynator + zewnętrzna realizacja).

Zalety:

- Dostęp do zespołu ekspertów o różnych specjalizacjach.
- Niższe koszty – płatność tylko za zakres usług.
- Szybsze wdrażanie innowacji, np. chmura, RPA, SIEM, M365.
- Stałe SLA (gwarantowane czasy reakcji).

Wady:

- Mniejsza kontrola – zależność od umowy.
- Ryzyko wyboru niedopasowanego partnera.
- Potrzeba przemyślanej komunikacji i nadzoru.

Według badań Sobińskiej (2015), aż 91% firm w Polsce korzysta z outsourcingu IT, 26% z chmury, a 13% z offshoringu. To już nie opcja, to standard.

Dopasowanie IT do strategii biznesowej

Badania wskazują, że firmy z lepszym dopasowaniem IT do biznesu osiągają wyższy zwrot z inwestycji i są bardziej odporne na kryzysy (Grembergen & De Haes, 2012).

Bezpieczeństwo IT

Outsourcing pozwala na wdrożenie rozwiązań typu SOC, backupy 3-2-1, polityki bezpieczeństwa czy certyfikaty ISO 27001 – rzeczy często nieosiągalne dla małych firm z jednym informatykiem.

Elastyczność i skalowalność

Chcesz przenieść systemy do chmury lub wprowadzić automatyzację procesów? Outsourcing to dostęp do wiedzy i narzędzi, których nie opłaca się budować samodzielnie.

Relacje z biznesem

Nowoczesne działy IT pełnią rolę coachów i doradców – nie tylko wykonawców. Jak podkreśla Sobińska (2016), coraz częściej to właśnie IT inicjuje zmiany w procesach biznesowych.

Dobrym rozwiązaniem, które warto przemyśleć jest model hybrydowy, który w niektórych firmach sprawdza się najlepiej:

- Koordynator IT w firmie (zarządzanie SLA, planowanie rozwoju, komunikacja z dostawcami),

- Outsourcing operacyjny (helpdesk, backupy, migracje, wdrożenia, audyty).

Dzięki temu firma zachowuje strategiczną kontrolę, a jednocześnie korzysta z wiedzy specjalistów.

Outsourcing IT może być dużą korzyścią dla firmy, ale tylko wtedy, gdy wybierzesz partnera świadomie. Poniżej konkretna lista zagrożeń, które warto znać — nawet jeśli dopiero zaczynasz współpracę z firmą zewnętrzną i nie masz formalnych umów czy działu IT.

1. Brak jasnych ustaleń — kto za co odpowiada
Przykładowe pytania, na które warto znać odpowiedzi:
- Czy w ramach obsługi są też kopie zapasowe danych?
- Czy serwis obejmuje aktualizacje programów?
- Czy mogę zadzwonić w nagłych sytuacjach po godzinach?

Dlaczego to ważne: Wiele nieporozumień bierze się z braku komunikacji. Jeśli coś „wydaje się oczywiste”, lepiej to spisać — nawet e-mailowo.

2. Zbyt tania obsługa — ukryte koszty i brak kompetencji
Jeśli ktoś proponuje Ci pełną obsługę IT za podejrzanie niską stawkę, zastanów się, co z niej wynika. Czy:
- będą realnie dostępni, gdy coś się popsuje?
- mają zaplecze (ludzi, sprzęt, doświadczenie), czy to jednoosobowa firma „po godzinach”?
- ich rozwiązania są bezpieczne i aktualne?

Dlaczego to ważne: Pozorna oszczędność może zakończyć się awarią, utratą danych, a nawet blokadą działania firmy. Lepiej zapłacić więcej za profesjonalizm niż ponosić koszty napraw.

3. Brak kopii zapasowych (backupów)
W każdej firmie — nawet jednoosobowej — kopie zapasowe danych są absolutną podstawą. Zewnętrzna firma powinna jasno odpowiedzieć:
- czy robią backup danych?
- jak często?
- czy da się je odzyskać w razie awarii?

Dlaczego to ważne: Utrata danych księgowych, dokumentów klientów czy plików projektowych może zablokować firmę na tygodnie — lub bezpowrotnie.

4. Brak kontaktu / długie oczekiwanie na reakcję
Jeśli firma IT „znika” po podpisaniu umowy, a kontakt z nimi to loteria, to znak ostrzegawczy. Dobry partner powinien:
- odpowiadać na e-maile i telefony w rozsądnym czasie,
- udzielać zrozumiałych odpowiedzi, nie tylko technicznego żargonu,
- być zainteresowany Twoim biznesem, a nie tylko „przeklikaniem” zadania.

5. Brak planu awaryjnego (co jeśli…?)
Zapytaj zewnętrzną firmę: co jeśli padnie internet? co jeśli serwer nie działa przez 2 dni? co jeśli ktoś wykradnie dane?

Nie musisz znać technicznych szczegółów – ale dobrze mieć plan działania na trudne sytuacje, ustalony wcześniej, a nie w panice po fakcie.

Podsumowanie: wybieraj świadomie, nie tylko „po znajomości”.

Outsourcing IT działa, jeśli:
- jest jasno określony zakres usług (nawet e-mailowo),
- firma jest dostępna i reaguje na potrzeby klienta,
- zewnętrzny partner zna Twoją branżę i oferuje realne wsparcie,
- dba o bezpieczeństwo danych i regularne backupy,
- umie mówić ludzkim językiem – i wzbudza zaufanie.

Nie ma jednego dobrego rozwiązania dla wszystkich firm. Jednak fakty są jednoznaczne:

• Outsourcing IT oferuje niższe koszty, dostęp do wiedzy i szybkość działania.
  
  
• Etatowy informatyk daje kontrolę, ale trudno zapewnia pełne bezpieczeństwo i rozwój.
  
  
• Model hybrydowy to coraz częstsza, strategiczna droga firm w Polsce i Europie. 

Jedno jest pewne: dobrze zarządzane IT to nie koszt, tylko inwestycja w bezpieczeństwo, ciągłość działania i rozwój. Wybierając outsourcing IT, możesz zyskać więcej, niż się spodziewasz — o ile postawisz na sprawdzoneg o partnera.

Bibliografia

1. Sobińska M., Rola IT we współczesnych modelach biznesu, UE Wrocław, 2016.

2. Sobińska M., Willcocks L.P., IT outsourcing management in Poland – trends and performance, 2015.

3. Grembergen W.V., De Haes S., Business Strategy and Applications in Enterprise IT Governance, IGI Global, 2012.

4. Bradley J. i in., Impact of Cloud IT Consumption Models, Cisco & Intel, 2015.

5. Forrester Research, The State of IT Service Management, 2011.

Jeśli szukasz spokojnej głowy i sprawnego IT, skontaktuj się z nami w JNS. Obsługujemy firmy, które:

- chcą ograniczyć koszty IT, ale nie iść na kompromisy,

- potrzebują fachowego wsparcia, nie tylko „gaszenia pożarów”,

- chcą planować rozwój technologiczny, nie tylko reagować na awarie.

Działamy przejrzyście – podpowiemy Ci, co realnie potrzebujesz, bez sprzedażowych sztuczek.

Obsługujemy zarówno firmy bez działu IT, jak i te, które potrzebują zewnętrznego wsparcia.

Mamy doświadczenie w Twojej branży i mówimy ludzkim językiem.

Skontaktuj się z nami i zapytaj o bezpłatną konsultację IT – sprawdzimy, co naprawdę Ci się opłaca.

Twoje dane i systemy będą u nas bezpieczne.
Nie czekaj z decyzją – technologia nie poczeka na problemy.

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. 

https://pl.linkedin.com/company/jnsspzoo