Outsourcing IT to strategia, która globalnie przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Umożliwia nie tylko skoncentrowanie się na podstawowych aspektach działalności, ale również obniża koszty operacyjne i zwiększa efektywność.
Outsourcing polega na delegowaniu zadań, funkcji, projektów i procesów związanych z technologią informacyjną do zewnętrznych specjalistów lub firm informatycznych. Mimo pozornej ryzykowności, korzyści z outsourcingu IT są niepodważalne.
Oto pięć kluczowych zalet outsourcingu IT, dla których warto rozważyć outsourcing IT dla swojej firmy:
1) REDUKCJA KOSZTÓW
Zamiast angażować się w kosztowny proces rekrutacji, zatrudniania i szkolenia wewnętrznych specjalistów, firmy mogą korzystać z usług zewnętrznych dostawców, płacąc tylko za usługi, których faktycznie potrzebują, co często przekłada się na zdecydowanie niższe koszty operacyjne.
Case Study:
Z perspektywy Maćka, właściciela firmy produkcyjnej X specjalizującej się w produkcji mebli, outsourcing IT znacząco obniżył koszty prowadzenia działalności. Wcześniej, firma musiała angażować znaczne zasoby finansowe i ludzkie na utrzymanie wewnętrznego działu IT, co stanowiło duży ciężar dla budżetu i ograniczało możliwości inwestycyjne. Jednakże, po zastosowaniu outsourcingu IT, firma mogła zrezygnować z kosztownych procesów rekrutacji, zatrudniania i szkolenia pracowników IT. Zamiast tego, płacili tylko za konkretne usługi, których potrzebowali w danym momencie, co przekładało się na znaczną redukcję kosztów operacyjnych. Dzięki temu, Maciek mógł skoncentrować się na strategicznym rozwoju firmy, bez obciążenia związanego z utrzymaniem i zarządzaniem wewnętrznym działem IT. Outsourcing IT pozwolił mu efektywniej zarządzać budżetem i zwiększyć rentowność działalności produkcyjnej.
Oszczędności wynikające z outsourcingu IT mogą być znaczące, ale dokładna kwota zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, zakres usług, lokalizacja dostawcy oraz stopień skomplikowania i specyfika potrzeb technologicznych.
Na przykład, według danych przedstawionych przez Forbes, cytowanych na stronie Portfolink, firmy mogą zaoszczędzić ok. 70% kosztów operacyjnych, korzystając z zewnętrznej siły roboczej za pośrednictwem outsourcingu. W przypadku usług IT, statystyki outsourcingu pokazują, że można zaoszczędzić ok. 40% typowych kosztów. Jeśli chodzi o usługi księgowe, rekrutacyjne i inne zadania administracyjne, oszczędności mogą wynosić ok. 20 do 30%.1
2) KONCENTRACJA NA GŁÓWNYCH OBSZARACH DZIAŁALNOŚCI
Nie musisz tracić zbędnego czasu i zasobów na zarządzanie infrastrukturą IT. Oferowane rozwiązanie pozwala skupić się na obszarze rozwoju produktów, obsłudze klienta i strategii rozwoju biznesu. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skupić swoje zasoby i uwagę na obszarach, które bezpośrednio wpływają na rozwój i sukces biznesu.
Case Study:
Firma Y, średniej wielkości przedsiębiorstwo produkcyjne specjalizujące się w komponentach motoryzacyjnych, zmagała się z trudnościami w utrzymaniu efektywnej infrastruktury IT, jednocześnie skupiając się na głównych obszarach działalności. Zarządzanie wewnętrznym działem IT stawało się coraz bardziej czasochłonne i kosztowne ze względu na rosnącą złożoność systemów i potrzebę ciągłej aktualizacji.
W celu zoptymalizowania operacji i redukcji kosztów, firma X postanowiła skorzystać z outsourcingu IT. Współpracując z renomowanym dostawcą usług IT, znalazła rozwiązanie w zarządzaniu infrastrukturą IT, rozwoju oprogramowania i cyberbezpieczeństwie. Dzięki outsourcingowi IT firma X mogła skoncentrować się na produkcji, innowacjach produktowych i satysfakcji klienta, bez konieczności angażowania zasobów w zarządzanie infrastrukturą IT.
Zalety outsourcingu potwierdzają badania, które pokazują, że firmy korzystające z outsourcingu IT mogą nie tylko zaoszczędzić średnio od 20% do 40% kosztów operacyjnych, ale jednocześnie mogą zwiększyć swoją elastyczność i dostęp do najnowszych technologii (źródło: Market Research Future).
3) OSZCZĘDNOŚĆ CZASU
Oszczędność czasu stanowi istotny atut wynikający z outsourcingu IT.
Pozwala firmom zdecydowanie efektywniej zarządzać czasem, który można przeznaczyć na bardziej strategiczne i wartościowe działania.
Case Study:
Jako pracownik działu marketingu w firmie Z, zajmującej się produkcją i dystrybucją urządzeń elektronicznych, moje obowiązki obejmowały tworzenie kampanii reklamowych, analizę rynku oraz obsługę klienta. Jednakże, nasz wewnętrzny dział IT nie zawsze nadążał za rosnącymi potrzebami technologicznymi, co często prowadziło do opóźnień i problemów związanych z systemami informatycznymi.
Po wdrożeniu outsourcingu IT, moja praca stała się bardziej efektywna i produktywna. Zamiast tracić czas na rozwiązywanie problemów technicznych, mogłem skupić się na kreatywnym procesie tworzenia strategii marketingowych i budowaniu relacji z klientami. Dzięki wsparciu zewnętrznego dostawcy IT, wszelkie kwestie techniczne były szybko rozwiązane, pozwalając mi skoncentrować się na mojej głównej pracy. Outsourcing IT przyniósł istotne oszczędności czasu i pozwolił mi lepiej wykorzystać moje umiejętności w obszarze marketingu, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności i sukcesu firmy Z na rynku elektronicznym.
4) DOSTĘP DO DOŚWIADCZONYCH SPECJALISTÓW
Dostęp do doświadczonych specjalistów jest kluczowy przy rozwiązywaniu skomplikowanych problemów, wdrażaniu zaawansowanych systemów informatycznych oraz optymalizacji infrastruktury IT. Zewnętrzni eksperci mogą przynieść świeże spojrzenie na wyzwania przed firmą i zaproponować innowacyjne, efektywne rozwiązania.
Case Study:
Hotel Z doświadczył awarii systemu rezerwacji online, spowodowanej wcześniejszym przekazaniem obowiązków naprawy i obsługi systemu osobie, która miała ograniczoną wiedzę w dziedzinie technologii. W wyniku tego błędy w systemie nie zostały skutecznie rozwiązane, prowadząc do opóźnień i frustracji u gości.
Aby skorygować sytuację, hotel podjął decyzję o outsourcingu IT. Dzięki współpracy z zewnętrznym dostawcą, hotel otrzymał szybką i profesjonalną pomoc w naprawie awarii oraz usuwaniu błędów w systemie. Specjaliści z firmy outsourcingowej posiadali odpowiednią wiedzę i doświadczenie, by skutecznie zidentyfikować przyczyny problemów i podjąć niezbędne działania naprawcze.
Dzięki outsourcingowi IT, hotel Z mógł ponownie skupić się na obsłudze gości, mając pewność, że jego system rezerwacji online jest w kompetentnych rękach. Skuteczna interwencja zewnętrznego dostawcy przyczyniła się do szybkiego przywrócenia działania systemu oraz poprawy doświadczenia klienta, co przekłada się na zadowolenie gości i reputację hotelu.
5) SKALOWALNOŚĆ USŁUGI
Jest to cecha outsourcingu, która umożliwia firmom dostosowywanie zakresu i wielkości usług do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych. Ta elastyczność pozwala firmom skuteczniej zarządzać swoimi zasobami oraz szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne.
Case Study:
Firma turystyczna "Adventure Explore" napotkała problemy ze swoją stroną internetową podczas sezonu turystycznego, co skutkowało przeciążeniem serwerów i opóźnieniami w rezerwacjach. Aby przeciwdziałać tym trudnościom, zdecydowano się na outsourcing IT. Współpraca z zewnętrznym dostawcą umożliwiła szybkie dostosowanie infrastruktury online do zwiększonego popytu, eliminując opóźnienia i poprawiając doświadczenie klienta. Outsourcing IT przyczynił się do zwiększenia stabilności i wydajności strony internetowej, co przełożyło się na wzrost liczby rezerwacji. Dzięki temu firma mogła sprawniej obsługiwać wzmożony ruch turystyczny, zachowując konkurencyjność na rynku.
Te przykłady case studies obrazują, jak outsourcing IT może przynieść konkretne korzyści różnym firmom, począwszy od oszczędności kosztów, poprzez efektywniejsze wykorzystanie czasu i zasobów, aż po dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii. Dla wielu przedsiębiorstw może to być kluczowa strategia wspierająca rozwój i konkurencyjność na rynku.
- JNS
[1] https://portfolink.com/blog/companies-save-by-outsourcing/ [04.03.2024]