JNS profesjonalne rozwiazania IT dla biznesu

centrale telefoniczne

audyt it i archiwizacja danych

opieka informatyczna, budowa sieci, łącza internetowe

System organizacji konferencji  

system_organizacji_konferencjiOpis Systemu Organizacji Konferencji

System Organizacji Konferencji to rozbudowana aplikacja, wspomagająca organizowanie konferencji i szkoleń.  System ten  integrowany jest ze stroną internetową, na której zamieszczane są informacje o wydarzeniach. Dzięki temu, w prosty sposób można tworzyć i publikować wpisy odnośnie zdarzeń. Odwiedzający stronę mają możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w konferencji, nie tylko w charakterze słuchacza, ale także jako referent lub wystawca. Przy okazji zapisu na konferencję można także zarezerwować pokój w hotelu lub zapisać się na dodatkowe eventy, jeśli takowe są dostępne.

System Organizacji Konferencji pozwala na informowanie uczestnika o płatnościach czy akceptacji referatów oraz prezentacji. Aplikacja obsługuje również newslettery, za pomocą których można rozsyłać wiadomości o przyszłych wydarzeniach i konferencjach. Oparcie programu o System CMS (Content Management System) daje możliwość zarządzania nie tylko konferencjami, ale także szeregiem innych elementów związanych z organizowanym przedsięwzięciem.

 

System Organizacji Konferencji składa się z:

  • Aplikacji wspomagającej tworzenie artykułów dotyczących konferencji.
  • Systemu rejestracji użytkowników i członków konferencji.
  • Moduł rezerwacji hotelowej.
 

I. Aplikacja wspomagająca tworzenie artykułów dotyczących konferencji

  • Kreator konferencji działa w oparciu o interfejs WWW i system CMS.
  • Administrator ma możliwość podglądu listy konferencji widocznych na stronie WWW z opcjami dodania, zmiany lub usunięcia konferencji.
  • Po utworzeniu konferencji Administrator może dodać do wydarzenia szereg podstron (powitanie, sponsorzy, etc).
  • Dzięki Modułowi rejestracji hotelowej (opis poniżej) Administrator ma możliwość definiowania bazy hotelowej oraz dodatkowych atrakcji dla każdej konferencji.
  • Zapisane konferencje są zbiorem artykułów dostępnych na stronie www.
  • Po zakończeniu konferencji artykuły z nią związane mogą zostać przeniesione do Archiwum.
 

II. System rejestracji użytkowników i członków konferencji

  • Odwiedzający stronę konferencji ma możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w wydarzeniu.
  • Użytkownik ma możliwość określenia:
    • czy chce uczestniczyć w  imprezach towarzyszących konferencji (np. bankiet, kolacja etc.).
    • czy chce zarezerwować pokój w jednym z dostępnych hoteli;
     
  • Po zapisaniu się, Użytkownik otrzymuje informację o tym, jak dokonać opłaty za uczestnictwo w konferencji  i wybrane elementy dodatkowe.
  • Użytkownik może wyrazić chęć przedstawienia referatu lub krótkiej prezentacji na konferencji, a także zarezerwować stoisko wystawowe.
  • Aby przesłać streszczenie wystąpienia Użytkownik musi wnieść opłatę ? po wybraniu opcji przesłania streszczenia otrzymuje informacje o tym jak dokonać płatności.
  • Po weryfikacji ręcznej otrzymania płatności Administrator aktywuje Użytkownikowi możliwość przesłania streszczenia.
  • Przesłane streszczenia są weryfikowane pod kątem poprawności kodowania znaków.
  • Strona administracyjna umożliwia podgląd zgłoszeń do każdej z konferencji.
  • Po przesłaniu streszczenia wystąpienia trafia ono do bazy danych. 
  • Streszczenie pod względem jakości oceniają wstępnie Recenzenci.
  • Ostatecznie zatwierdzane jest przez Super Redaktora.
  • Użytkownik otrzymuje informację o zatwierdzeniu jego streszczenia.
  • Do zarejestrowanych Użytkowników można wysyłać newslettery, np. o kolejnych konferencjach.
 

W systemie jest 5 poziomów użytkowników:

  • Użytkownik - podstawowy poziom;
  • Redaktor - dostęp do panelu redaktora, możliwość edycji streszczenia;
  • Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, wstępna ocena przysłanych streszczeń;
  • Super Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, ostateczne zatwierdzanie streszczenia;
  • Administrator - zarządzanie użytkownikami.
 

III. Moduł rejestracji hotelowej

Moduł umożliwia definiowanie dostępnej bazy hotelowej dla każdej konferencji oraz dodawanie dodatkowych elementów, przykładowo kolacji dla uczestników itp., na które użytkownik może zapisać się w trakcie rejestracji na konferencję lub później z panelu użytkownika.

Przy definiowaniu dostępnych hoteli oraz wydarzeń dodatkowych należy określić maksymalną ilość dostępnych miejsc dla uczestników (np. na 6 pokojów jednoosobowych w hotelu A, 4 pokoje 2 osobowe w hotelu B oraz 30 miejsc na kolacji). Skonfigurowane opcje dostępne są dla uczestnika tylko do momentu wyczerpania wolnych zasobów (np. danego typu pokoi w hotelu). Aktualna dane o zajętości pokoi widoczne są w panelu administratora.


Przy rejestracji pokoju w hotelu:

  • mail informacyjny wysyłany jest do administratora.
  • mail informacyjny na adres email hotelu z linkiem umożliwiającym potwierdzenie lub odrzucenie rezerwacji.
 

IV. Dodatkowe możliwości systemu do organizacji konferencji:

  • system powiadomień mailowych dla użytkowników, recenzentów i administratorów,
  • eksport CSV listy streszczeń,
  • statystyka pracy recenzentów,
  • ostrzeżenia o pracach bez recenzentów,
  • graficzna reprezentacja stanu użytkowników z informacją o dokonanych płatnościach, przesłanych streszczeniach.

PODGLĄD SYSTEMU

System-Organizacji-KonferencjiSystem do organizacji konferencji - pobierz ofertę z pełnym opisem systemu
 
 
< wróć
Skontaktuj się z nami!