Opis Systemu Organizacji Konferencji
System Organizacji Konferencji to rozbudowana aplikacja, wspomagająca organizowanie konferencji i szkoleń. System ten integrowany jest ze stroną internetową, na której zamieszczane są informacje o wydarzeniach. Dzięki temu, w prosty sposób można tworzyć i publikować wpisy odnośnie zdarzeń. Odwiedzający stronę mają możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w konferencji, nie tylko w charakterze słuchacza, ale także jako referent lub wystawca. Przy okazji zapisu na konferencję można także zarezerwować pokój w hotelu lub zapisać się na dodatkowe eventy, jeśli takowe są dostępne.
System Organizacji Konferencji pozwala na informowanie uczestnika o płatnościach czy akceptacji referatów oraz prezentacji. Aplikacja obsługuje również newslettery, za pomocą których można rozsyłać wiadomości o przyszłych wydarzeniach i konferencjach. Oparcie programu o System CMS (Content Management System) daje możliwość zarządzania nie tylko konferencjami, ale także szeregiem innych elementów związanych z organizowanym przedsięwzięciem.
|
|
System Organizacji Konferencji składa się z:
- Aplikacji wspomagającej tworzenie artykułów dotyczących konferencji.
- Systemu rejestracji użytkowników i członków konferencji.
- Moduł rezerwacji hotelowej.
|
|
I. Aplikacja wspomagająca tworzenie artykułów dotyczących konferencji
- Kreator konferencji działa w oparciu o interfejs WWW i system CMS.
- Administrator ma możliwość podglądu listy konferencji widocznych na stronie WWW z opcjami dodania, zmiany lub usunięcia konferencji.
- Po utworzeniu konferencji Administrator może dodać do wydarzenia szereg podstron (powitanie, sponsorzy, etc).
- Dzięki Modułowi rejestracji hotelowej (opis poniżej) Administrator ma możliwość definiowania bazy hotelowej oraz dodatkowych atrakcji dla każdej konferencji.
- Zapisane konferencje są zbiorem artykułów dostępnych na stronie www.
- Po zakończeniu konferencji artykuły z nią związane mogą zostać przeniesione do Archiwum.
|
|
II. System rejestracji użytkowników i członków konferencji
- Odwiedzający stronę konferencji ma możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w wydarzeniu.
- Użytkownik ma możliwość określenia:
- czy chce uczestniczyć w imprezach towarzyszących konferencji (np. bankiet, kolacja etc.).
- czy chce zarezerwować pokój w jednym z dostępnych hoteli;
- Po zapisaniu się, Użytkownik otrzymuje informację o tym, jak dokonać opłaty za uczestnictwo w konferencji i wybrane elementy dodatkowe.
- Użytkownik może wyrazić chęć przedstawienia referatu lub krótkiej prezentacji na konferencji, a także zarezerwować stoisko wystawowe.
- Aby przesłać streszczenie wystąpienia Użytkownik musi wnieść opłatę ? po wybraniu opcji przesłania streszczenia otrzymuje informacje o tym jak dokonać płatności.
- Po weryfikacji ręcznej otrzymania płatności Administrator aktywuje Użytkownikowi możliwość przesłania streszczenia.
- Przesłane streszczenia są weryfikowane pod kątem poprawności kodowania znaków.
- Strona administracyjna umożliwia podgląd zgłoszeń do każdej z konferencji.
- Po przesłaniu streszczenia wystąpienia trafia ono do bazy danych.
- Streszczenie pod względem jakości oceniają wstępnie Recenzenci.
- Ostatecznie zatwierdzane jest przez Super Redaktora.
- Użytkownik otrzymuje informację o zatwierdzeniu jego streszczenia.
- Do zarejestrowanych Użytkowników można wysyłać newslettery, np. o kolejnych konferencjach.
|
|
W systemie jest 5 poziomów użytkowników:
- Użytkownik - podstawowy poziom;
- Redaktor - dostęp do panelu redaktora, możliwość edycji streszczenia;
- Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, wstępna ocena przysłanych streszczeń;
- Super Recenzent - dostęp do panelu recenzenta, ostateczne zatwierdzanie streszczenia;
- Administrator - zarządzanie użytkownikami.
|
|
III. Moduł rejestracji hotelowej
Moduł umożliwia definiowanie dostępnej bazy hotelowej dla każdej konferencji oraz dodawanie dodatkowych elementów, przykładowo kolacji dla uczestników itp., na które użytkownik może zapisać się w trakcie rejestracji na konferencję lub później z panelu użytkownika.
Przy definiowaniu dostępnych hoteli oraz wydarzeń dodatkowych należy określić maksymalną ilość dostępnych miejsc dla uczestników (np. na 6 pokojów jednoosobowych w hotelu A, 4 pokoje 2 osobowe w hotelu B oraz 30 miejsc na kolacji). Skonfigurowane opcje dostępne są dla uczestnika tylko do momentu wyczerpania wolnych zasobów (np. danego typu pokoi w hotelu). Aktualna dane o zajętości pokoi widoczne są w panelu administratora.
Przy rejestracji pokoju w hotelu:
- mail informacyjny wysyłany jest do administratora.
- mail informacyjny na adres email hotelu z linkiem umożliwiającym potwierdzenie lub odrzucenie rezerwacji.
|
|
IV. Dodatkowe możliwości systemu do organizacji konferencji:
- system powiadomień mailowych dla użytkowników, recenzentów i administratorów,
- eksport CSV listy streszczeń,
- statystyka pracy recenzentów,
- ostrzeżenia o pracach bez recenzentów,
- graficzna reprezentacja stanu użytkowników z informacją o dokonanych płatnościach, przesłanych streszczeniach.
|
PODGLĄD SYSTEMU
|
System do organizacji konferencji - pobierz ofertę z pełnym opisem systemu |
|